Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Servicios Urológicos de Occidente SAS (en adelante, "Zenith"), sociedad identificada con NIT 902027924-1, con domicilio en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia, dirección Calle 10 oeste # 38-286, correo electrónico Suroccsas@gmail.com y teléfono 3151115499, es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales de atención.

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen, y del derecho fundamental de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

2. Datos que tratamos

Según el canal y la relación con el titular, Zenith puede tratar:

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de documento, teléfono, WhatsApp, correo electrónico, ciudad.
• Datos de agenda y facturación: fechas y horas de citas, pagos, comprobantes y soportes contables.
• Datos sensibles relacionados con la salud: motivo general de consulta e información de salud que el titular decida compartir voluntariamente a través de nuestros canales, así como la información clínica generada en la atención médica.

3. Tratamiento de datos sensibles

Los datos relativos a la salud son datos sensibles conforme a la Ley 1581 de 2012. Su tratamiento por parte de Zenith se realiza únicamente con la autorización explícita del titular y con las siguientes garantías:

• El titular no está obligado a suministrar datos sensibles: responder preguntas sobre su salud a través de canales digitales es facultativo.
• Los datos de salud se utilizan exclusivamente para la gestión de la atención médica del titular y nunca con fines comerciales o publicitarios.
• La historia clínica, como documento sometido a reserva legal, se rige además por las normas especiales que la regulan (Ley 23 de 1981, Resolución 1995 de 1999 y demás normas concordantes) y solo es accesible en los casos que la ley autoriza.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se recolectan y tratan para las siguientes finalidades:

1. Gestionar la comunicación con pacientes e interesados a través de WhatsApp, teléfono, correo y otros canales, incluyendo la atención mediante asistente virtual.
2. Agendar, confirmar, recordar, reagendar o cancelar citas y valoraciones médicas.
3. Prestar los servicios médicos contratados y realizar el seguimiento clínico correspondiente.
4. Gestionar pagos, facturación y obligaciones contables y tributarias.
5. Contactar a los interesados que lo autoricen para informarles sobre la apertura de la agenda de Zenith y sobre los servicios de la clínica.
6. Atender consultas, solicitudes, quejas y reclamos.
7. Cumplir obligaciones legales, contractuales y regulatorias, incluidas las del sector salud.

5. Canales digitales y asistente virtual

La atención inicial por WhatsApp puede ser gestionada por un asistente virtual identificado como tal. Al confirmar su acuerdo en la conversación, el titular autoriza el tratamiento de sus datos conforme a esta política. Las conversaciones pueden ser revisadas por personal autorizado de Zenith con el único fin de dar continuidad a la atención.

6. Encargados del tratamiento y transferencias

Para las finalidades descritas, Zenith puede compartir datos con terceros que actúan como encargados del tratamiento o proveedores tecnológicos, entre ellos: plataformas de gestión de conversaciones y CRM, WhatsApp (Meta), plataformas de agendamiento y pasarelas de pago. Algunos de estos proveedores pueden almacenar información en servidores ubicados fuera de Colombia; en tales casos, Zenith procura que se trate de países con niveles adecuados de protección o que existan compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad. Zenith no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.

7. Derechos del titular

De conformidad con la ley, el titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos ante Zenith.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida (por ejemplo, la conservación de la historia clínica y de los soportes contables por los términos que ordena la ley).
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular puede ejercer sus derechos escribiendo al correo Suroccsas@gmail.com o al WhatsApp de la clínica, indicando su nombre completo, número de documento, la descripción de su solicitud y un canal de contacto.

• Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas.

El área encargada de la atención de consultas y reclamos es la administración de Zenith.

9. Menores de edad

Los servicios de Zenith están dirigidos exclusivamente a hombres mayores de 18 años. Zenith no recolecta intencionalmente datos personales de menores de edad a través de sus canales digitales.

10. Medidas de seguridad

Zenith adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta o acceso no autorizado, incluyendo el uso de plataformas con cifrado, control de accesos y deberes de confidencialidad del personal.

11. Vigencia

Esta política rige a partir de su publicación. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades del tratamiento y los deberes legales de conservación, en especial los aplicables a la historia clínica y a los documentos contables. Zenith podrá modificar esta política en cualquier momento; los cambios se publicarán en esta misma página con la fecha de actualización.

Política de Reservas, Reagendamiento y Cancelación

1. La valoración inicial en Zenith tiene un valor de $250.000 COP y una duración de 30 minutos.
2. Para confirmar la reserva de una cita se realiza un abono de $100.000 COP, que hace parte del valor total de la valoración. El saldo de $150.000 COP se paga el día de la consulta.
3. El espacio elegido queda reservado durante doce (12) horas mientras se confirma el abono. Si el abono no se recibe en ese término, el espacio se libera automáticamente.
4. El paciente puede reagendar o cancelar su cita sin ningún costo avisando con mínimo veinticuatro (24) horas de anticipación, caso en el cual el abono se devuelve o se aplica a la nueva fecha, según prefiera.
5. Si el paciente necesita reagendar con menos de 24 horas de anticipación, el abono queda aplicado a la nueva fecha, por una única vez.
6. En caso de inasistencia sin aviso previo, el abono se destina a compensar el espacio profesional reservado, que no pudo ofrecerse a otro paciente. Se exceptúan las situaciones de fuerza mayor o caso fortuito debidamente informadas, en las que el abono se devuelve o se aplica a una nueva fecha.
7. Estas condiciones se informan al paciente antes de realizar el pago y su aceptación queda registrada en el canal por el cual se realizó la reserva.
8. Para cualquier solicitud relacionada con reservas, pagos o devoluciones, el paciente puede escribir al WhatsApp de la clínica o al correo Info@zenithhombre.com.